Сертифікаційний аудит - це не іспит де треба вгадати правильну відповідь. Це перевірка того, як ваша система менеджменту працює насправді. Аудитор прийде, подивиться на реальні процеси, поговорить з людьми і перевірить документи.
Добра новина: підготовка до сертифікаційного аудиту вирішує дуже багато. І до цього можна підготуватись системно.
Що перевіряє аудитор під час сертифікаційного аудиту ISO
Сертифікаційний аудит ISO — це незалежна перевірка акредитованим органом. Аудитор не шукає причини відмовити. Він перевіряє чи відповідає ваша система менеджменту вимогам стандарту.
Документи і записи
Аудитор перевіряє чи існує задокументована інформація яку вимагає стандарт - політика, цілі, процедури, записи. І чи вона актуальна, а не "написана колись і забута".
Реальні процеси
Документи мають відображати те як компанія працює насправді. Якщо процедура описує одне, а на практиці роблять інакше - це невідповідність.
Люди і компетентність
Аудитор розмовляє зі співробітниками. Вони мають розуміти свою роль у системі якості - не знати стандарт напам'ять, а розуміти що і навіщо вони роблять.
Результати і покращення
Аудит системи менеджменту включає перевірку того чи вимірює компанія свої результати, чи виявляє невідповідності і чи усуває їх системно.
Коли починати готуватись
За 2–3 місяці до запланованої дати аудиту. Якщо починати за тиждень - часу не вистачить на виправлення того, що знайдете.
Якщо ви тільки на початку шляху - спочатку прочитайте що таке ISO 9001 і навіщо він вашому бізнесу.
Як проходить сертифікаційний аудит ISO
Розуміння структури аудиту допомагає підготуватись правильно і не розгубитись в день перевірки. Сертифікаційний аудит складається з трьох частин:
Вступна нарада
Аудитор представляється, пояснює план і мету перевірки. Зазвичай 15–30 хвилин. Присутність керівника - обов'язкова.
Аудит на місці
Перевірка документів, інтерв'ю з персоналом, огляд приміщень і процесів. Залежно від розміру компанії - це 1–3 дні. Аудитор може перевіряти будь-який підрозділ і просити будь-які записи.
Підсумкова нарада
Аудитор оголошує результати, кількість і категорії виявлених невідповідностей. Є два рівні: значні (потребують усунення до видачі сертифіката) і малозначні (закриваються планом коригувальних дій).
Чек-лист підготовки: 6 блоків
Чек-лист базується на вимогах ISO 9001, але більшість пунктів актуальні для будь-якого стандарту менеджменту ISO серії: 14001, 45001, 22000 та інших.
Специфічні відмінності для кожного стандарту розглянемо в окремих статтях.
1. Документація
Це перше що перевіряє аудитор під час аудиту системи менеджменту. Документи мають бути актуальними, затвердженими і доступними персоналу.
Типова помилка:
Процедура написана рік тому, а реальний процес змінився і ніхто не оновив документ. Аудитор це побачить одразу.
2. Внутрішній аудит
Внутрішній аудит - обов'язкова вимога стандарту і найкращий спосіб знайти слабкі місця до того як це зробить зовнішній аудитор.
3. Аналіз з боку керівництва
Стандарт вимагає щоб керівництво регулярно аналізувало систему менеджменту. Це не формальність - це доказ, що система дійсно керується.
4. Персонал і компетентність
Аудитор розмовлятиме з вашими співробітниками. Вони мають розуміти свою роль - не напам'ять зі стандарту, а по суті.
Практична порада: проведіть коротку нараду з персоналом перед аудитом. Не для того, щоб "вивчити відповіді", а щоб люди не розгубились і могли спокійно розповісти як вони працюють.
5. Процеси і записи
Аудитор перевірить не тільки документи але і реальні свідчення того, що процеси виконуються.
6. Технічна готовність
Організаційні питання, які часто забувають до останнього моменту.
Невідповідності - це не вирок
Якщо аудитор ISO виявив невідповідності - це не означає, що сертифікат не отримати. Малозначні невідповідності закриваються планом коригувальних дій після аудиту. Значні - потребують усунення до видачі сертифіката.
Досвід показує: компанії, які системно готуються до підготовки до ISO 9001, отримують сертифікат з першого разу і з мінімальною кількістю зауважень.
Значні невідповідності
Системні проблеми що ставлять під сумнів функціонування системи в цілому. Потребують усунення до видачі сертифіката.
Малозначні невідповідності
Локальні відхилення. Розробляєте план коригувальних дій і надаєте аудитору — сертифікат може бути виданий.
Висновок
Підготовка до сертифікаційного аудиту - це не гонка в останні дні. Це систематична робота, яка дозволяє прийти на аудит спокійно і впевнено.
Пройдіть наш інтерактивний тест - він покаже реальний рівень готовності вашої компанії прямо зараз.
Якщо хочете пройти підготовку разом з досвідченим консультантом - звертайтесь.
Ми проводимо діагностичний аудит який покаже реальну картину готовності вашої системи.
Не знаєте з чого починати?
Ми пройдемо цей шлях разом - від першого аудиту до сертифіката.